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個人情報ガイドライン

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不動産保証協会 個人情報の取り扱い

本会は、会員及び入会を希望する事業者又は不動産に関する相談をいただく個人の方等の個人情報をいただいております。
この書面は、個人情報保護法の規定に従い、本会が入手する個人情報の利用目的、取扱い等について説明するものです。

川口貢

個人情報に対する本会の基本姿勢

本会は、個人情報保護法の趣旨を尊重し、これを担保するために「個人情報保護方針」「個人情報保護規程」「個人情報保護計画」を定め実行します。

本会が保有する個人情報

会員の皆様へ
本会が保有する個人情報は、入会申込書及び各種届出書並びにその添付書類に記載された個人情報及び入会にあたり発生する入会金等の入金情報等及び退会にあたり発生する分担金の返還情報です。
一般の皆様へ
本会が保有する個人情報は、入会希望事業者、新規宅地建物取引業免許取得者、本会会員に対する苦情申出人(代理人)、本会の手付金保証制度、手付金等保管制度、一般保証制度等を利用した者、本会会員に対する連帯保証人・担保提供者・求償債務者に係る各種受付簿、申込書及び提出書類などに記載された個人情報です。

個人情報の利用目的

会員の皆様へ
  1. 1.行政通達や協会及び関係機関からの連絡事項の周知、宅地建物取引業の適正な運営と取引の公正を確保するための調査・指導、各種会議の通知及び出欠確認、各種研修会の案内及び研修会への出席状況の確認、各種アンケートの依頼、会員名簿・役員名簿の作成配布又はホームページ上での公開、各種頒布品の販売、会報誌の送付(関係機関等への配布を含みます。)、会費等の請求、叙勲褒章・協会表彰等の審査・申請、会員逝去等の通知、慶弔金の支払、本会へ新規に入会を希望される宅地建物取引業者の紹介の確認、本会が定める入会審査基準等に基づく調査及び定款その他諸規程に規定する処分の審議のために利用します。
一般の皆様へ
  1. 1.本会の事業である苦情の解決業務、弁済業務、手付金保証業務、手付金等保管事業及び一般保証業務等に関する連絡等について会報誌その他に掲載し、各種受付簿、申込書及び提出書類などに記載された個人情報を取扱います。
  2. 2.会員が一般消費者との不動産取引業務においてトラブルを起こした場合に会員への処分審議にあたって、その内容を審議するために、苦情申出人の個人情報を取扱います。
  3. 3.本会への入会を勧めるためのダイレクトメール等を発送するために利用します。

個人情報の第三者への提供

本会の有する個人情報(会員の代表者氏名等の所要項目)は、本会の事業目的を達成するために書面、電話、FAX、電子メール、インターネット等の方法で、以下の者に対して提供されます。なお、ご本人からの申出がありましたら、提供は停止します。

  1. 1.会員名簿の配布及び本会ホームページ上での会員名簿の公開による本会会員及びホームページ閲覧者。
  2. 2.入会希望事業者情報(商号、代表者名、所在地、電話番号、ファックス番号)を、他の同業者団体へ提供することがあります。
  3. 3.苦情の解決業務及び弁済業務において取得した個人情報を全日本不動産協会へ提供することがあります。
  4. ※第三者への提供にあたっては、機密保持のための必要な措置を講じます。
    なお、法律の定める場合においては、第三者への個人情報の提供は停止請求ができます。

セキュリティ対策

  1. 1.本会の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、会員及び一般消費者の方の個人情報を厳重に管理します。
  2. 2.本会が有するデータベースシステムについては、「個人情報保護計画」に従い必要なセキュリティ対策を講じます。

個人情報処理の外部委託

本会が利用目的を達成するため必要な範囲内で個人データを外部委託をするときは、個人情報の安全管理に必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

個人情報の共同利用

本会は、全日本不動産協会と会員サービスを共同で行います。会員に対して、各種会議の通知及び出欠確認、各種研修会の案内及び研修会への出席状況の確認、会員・役員名簿の作成配布並びに会報誌の送付などの会員サービスの実施や会費等の請求のため、個人情報(代表者の氏名・性別・生年月日・現住所・電話番号、従業者の氏名・性別・生年月日・現住所・電話番号)の共同利用します。

共同利用者
東京都千代田区紀尾井町3-30 全日会館3F
全日本不動産協会

個人情報の開示請求及び訂正、利用停止の方法

本会は、会員又は一般消費者の方の申出があれば、申出人に関し登録されている個人情報を開示します。
登録情報に誤りがある場合には、申出により登録されている個人情報を訂正又は利用停止させていただきます。
(開示、訂正、利用停止の申出を受け付ける際に、本会より本人確認をさせていただきます。)
また、登録情報の利用を停止すると提供できないサービスが発生する場合があります。
登録情報に関する開示、訂正、利用停止に関するお問い合わせは、以下に示す『苦情、訂正・利用停止等の申出先』で受け付けます。

苦情、訂正・利用停止などの申出先

  1. 1.苦情・相談窓口 総本部事務局
    電話:03-3263-7077
    FAX:03-3239-2198
  2. 2.方法は本会の定めによります。

個人情報の削除・消去

本会の定める「文書取扱規程」に基づき、事前・事後の承諾を得ることなく、個人情報を安全かつ完全に削除・消去します。
(ただし、電子データ化された会員情報については、厳重な安全管理のもと一定期間保存します。)

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